十三种行政公文写法示例之体式与基本要求

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二、公文的体式
（一）公文的构成要素和格式
1．眉首部分
眉首部分又称文头部分，通常是由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人诸要素构成。
（1）公文份数序号：
公文份数序号，也称印制编号，是将同一文稿印制若干份时，每份公文的顺序号。有些文件（主要是密级文件）需要一一编上份数序号，份数序号应用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。
（2）秘密等级和保密期限：
是指公文内容涉密程度的等级。密级标识有“绝密”、“机密”、“秘密”三种。不涉及保密内容的普通文件，则没有这个项目。
    （3）紧急程度：
 是指送达和办理公文时需要标识的紧急程度的要求，标明“特急”或“急件”字样的公文为紧急公文。没有紧急标识的是按一般程序和方式处理的普通公文。
（4）发文机关标识：
也称公文版头，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”二字构成。通常以红色标识。联合行文时，主办机关名称排列在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。
（5）发文字号：
简称文号，指发文机关同一年度公文排列的顺序号。由发文机关代字、年份、序号组成。几个机关联合行文，只标注主办机关的发文字号。
（6）签发人：签发是发文机关负责人经过审核，在同意发出的文稿上签字的公文制发步骤。而签发人是指批准发出公文的机关负责人。在上行文中，要标识签发或会签公文的机关领导人姓名。
2．主体部分
主体部分又称行文部分，这一部分通常由公文标题、主送机关、公文正文、附件说明、成文日期、公文生效标识、附注等项目构成。
（1）标题：
公文的标题要能准确地、概括地揭示公文内容，并能透视文种。公文标题可分为四种形式：
①发文机关名称+发文事由+公文种类
如：《国务院关于做好当前物价工作和稳定市场的紧急通知》
②事由+公文种类
如：《关于召开经济工作会议的通知》
③发文机关名称+公文种类
如：《民政部关于开展农村五保户普查工作的通知》
④只标明文种的公文标题。这类标题主要见于公开发布的公文，用的不多。
（2）主送机关：
主送机关是负有公文处理责任的受文机关，是公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。上行文一般只写一个主送机关。下行文中，专发性的公文只有一个主送机关；普发性的公文有较多个主送机关；为行文简洁，可用统称统指受文机关，甚至可以不写主送机关。
（3）正文：
这是公文的核心部分。公文质量的高低，主要取决于这一部分。正文一般包括开头、主体、结尾三个部分。
a、开头。开头方式常见有：目的式、根据式、根据式与目的式混合、缘由式等。
b、主体。主体部分可以说是核心中的核心。此部分主要围绕公文的基本内容进行表述，要求内容充实、中心突出、表意明确，条理清楚。
c、结尾。常用的方式有：归结式、说明式、申明式、祈请式、期望式等。
（4）附件说明：
附件是附在主件之后，对文件内容起说明和补充说明的文字材料。
公文如有附件，应在正文下一行左空2字标识“附件”。附件有几件，应标出序号与附件的名称和件数。
 （5）成文时间：
是指公文生效的法定时间。公文上标注的成文时间，一般应以机关负责人签发的日期为准；联合行文，以最后签发机关负责人的签发日期为准。
（6）公文生效标识
公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，都应当加盖红色印章，加盖印章是公文最后生效的标志；联合上报的公文，应由主办机关加盖印章；联合下发的公文，联合发文机关都应加盖印章；
单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。
当联合行文需加盖两个印章时，主办机关印章在前；当联合行文需加盖3个以上印章时，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文日期和正文之间。主办机关印章在前。
（7）附注：
是对文件的传达范围，使用办法的规定及对名词术语的解释等。是明确在公文的其他部分不便说明的各种事项的项目。
 
3．版记部分
版记部分又称文尾部分，通常由主题词、抄送机关名称、印发机关和印发时间等项目构成。
（1）主题词：
是标示公文的内容特征和归属类别的关键性词语。一份公文的主题词一般最多不能超过7个。标注主题词必须根据主题词本身的涵义由小到大或由大到小，由内容到形式有序地将其排列出来。
（2）抄送机关名称：
是指主送机关之外需要执行或了解公文内容的其他机关。标注抄送机关，应当使用该机关全称或规范化简称、统称。
（3）印发机关和印发时间：
公文的印制工作一般由发文机关的具体办公部门承担。
印发时间是指公文开印的具体时间。
（4）反线：版记中各要素之下均加上一条反线。
（二）公文的印装规格
1、 公文用纸的规格
2、 公文排版的规格和要求
3、 印刷要求
4、 装订要求
三、公文写作的基本要求
（一）要熟悉党和国家的方针政策及有关法规、规定。
（二）要了解实际情况。
（三）要遵循各项行文规则。
1、文种的选用要正确。根据行文的需要，正确选用文种。
2、行文关系的确定要妥当。行文关系应当根据各自隶属关系和职权范围确定。
3、制发程序的安排要合理。公文的制发过程主要包括几个步骤：
①拟稿；②审稿；③签发；④复核；⑤缮印；⑥开印；⑦登记、分发。