物业公司业户档案管理标准作业规程

1、目    的：规范业户档案的保管与跟踪工作。

2、适用范围：适用于物业公司业户档案的保管与跟踪工作。

3、职    责：客户服务中心经理负责监控业户档案保管与跟踪工作。

             物业主任/主管负责依照本规程具体实施业户档案的保管与跟踪。

4、程序要点

4．1 业户档案内容，分为三大部分：分别为楼宇的基本资料、楼宇的装修资料和楼宇的其它资料。   

4．2 档案夹的制作：

     4．1．1根据档案夹的规格准备相应有档案标签纸。       

4．2．2 在档案标贴纸上原本印出标准字体的档案类别名称。

4．2．3 将制作好的档案标贴在档案盒（夹）在侧立面距顶部3cm位置上，

并排列在档案柜中。

   4．3 业户档案的制作：

        4．3．1 准备适量的26cm×34cm左右尺寸的档案袋。

         4．3．2 将写在“楼层号、房号”的标贴纸贴在档案封面上。

   4．4 将业户的有关资料存放在相应的档案内。

   4．5 将业户的档案袋楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒（夹）内。

   4．6 按档案盒（夹）内的各业户的档案排列顺序将档案有关内容登记在《业户

档案目录》内，内容包括：业户姓名、地址、收楼时间、面积等栏目。

 4．7 业户档案的跟踪

 4．7．1    当发生一列情况变化时，台接待员（档案员）应将变化情况记录在业户档案中；

       a）通讯电话联络方式发生变化时；

　　　 b）业户发生更替时；

4.. 8    业户档案属绝密档案，特殊情况如需查阅须报部门经理批准，经前台接待员

（档案员）办理登记手续方可查阅。

4．9 业户档案应永久保存。

4．10 具备电脑办公系统的可以将各业户资料输入电脑进行管理。

4．11 本规程执行情况作为客户服务中心档案员绩效考评的依据之一。